Herinrichten van processen en ontwerpen van systeem binnen de rijksoverheid

Bij een grote overheidsorganisatie die werkt met persoonsgegevens werd gestart met de ontwikkeling van een volledig nieuw systeem. Dit vraagt om scherpe analyse, duidelijke keuzes en intensieve samenwerking tussen directies,architectuur en gebruikersgroepen. Een collega van OrangeCrest is gevraagd om processen opnieuw inrichten en te zorgen dat de langetermijnvisie van management,de wensen van gebruikers én de (on)mogelijkheden van IT samenkomen in één toekomstbestendige oplossing.

‍

Uitdagingen

• Een complexe organisatie met meerdere directies, afdelingen en projecten, waarbij processen vaak directie-overstijgend zijn en besluitvorming afhankelijk is van meerdere managementlagen.
• Spanningsveld tussen een 10-jaarsvisie en directe verplichtingen vanuit wet- en regelgeving, waardoor korte- en langetermijnbelangen continu tegen elkaar afgewogen moesten worden.
• Verschillende perspectieven vanuit business en IT: wat wenselijk is vanuit gebruikerservaring kan architectonische of security-impact hebben, en vice versa.
• Gebruikers die actief wilden meedenken, maar moeite hadden om de impact van een volledig nieuwe manier van werken te overzien in een systeem dat nog niet bestaat.

‍

Oplossingen

• Inzet van Business Analyse als verbindende discipline tussen business, IT en gebruikers, met toepassing van technieken als stakeholderanalyse, impactanalyse en requirements engineering.
• Ontwerpen en herijken van architectuurprincipes in nauwe samenwerking met solution architects, zodat businessbehoeften en technische randvoorwaarden op elkaar aansluiten.
• Wekelijkse co-creatie workshops met gebruikers, waarin gebruik werd gemaakt van process mapping (AS-IS/TO-BE), service blueprints, user story mapping en digitale whiteboards.
• Toepassing van prototyping (low- en high-fidelity) in samenwerking met UX-designers, zodat abstracte visies vertaald werden naar tastbare schermontwerpen en concrete gebruikersflows.
• Iteratieve validatie via design reviews en feedbackloops, waarbij management, IT en gebruikers gezamenlijk keuzes onderbouwden op basis van voor- en nadelen.

‍

Resultaten‍

• Sterkere samenwerking tussen analisten, architecten en management, waardoor sneller geschakeld kan worden bij nieuwe vraagstukken.
• Meer vertrouwen vanuit het management in de analyse- en adviesrol, met ruimte om onderbouwde keuzes te maken.
• Een hechte samenwerking met gebruikers, resulterend in wederzijds begrip voor zowel operationele behoeften als technische complexiteit.
• Een toekomstbestendig TO-BE procesontwerp en een volledig uitgewerkt front-end design waar gebruikers nu al naar uitkijken.
• Een solide fundament voor verdere systeemontwikkeling, waarin visie, wetgeving en gebruikerservaring samenkomen.

‍

👉 OrangeCrest Consulting brengt visie, proces en gebruikersbelang samen en helpt organisaties van abstracte ambitie naar concreet, gedragen systeemontwerp..